Algemene gegevensbeschermingsverklaring sollicitant

We zijn verplicht om uw persoonlijke gegevens te verwerken in verband met uw sollicitatie. ”Persoonsgegevens” bevatten alle informatie die direct dan wel indirect betrekking hebben op natuurlijke personen (uw naam en adres bijvoorbeeld).

voestalpine AG, voestalpine-str. 1, 4020 Linz (Oostenrijk) en zijn dochterondernemingen hechten veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij zijn ertoe verplicht om uw gegevens te beschermen en wij nemen deze verplichting ook ernstig.

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie is het bedrijf waar u solliciteert (de naam en contactgegevens daarvan, evenals de contactgegevens van er eventueel aangestelde gegevensbeschermingsfunctionarissen, vindt u op (https://www.voestalpine.com/search/nl/?lang=nl#?category=locations) (hierna verkort ”wij” of ”voestalpine”).

In wat volgt, vindt u een samenvatting van de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten.

1. Gegevenscategorieën, doelstelling van de verwerking en juridische grondslag

In het kader van uw sollicitatie verwerkt voestalpine voor de afhandeling en de doorvoering van het sollicitatieproces de volgende categorieën persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Gebruikersaccounts

Zodra u op een vacature reageert of op eigen initiatief solliciteert, wordt automatisch een gebruikersaccount gecreëerd. Deze gebruikersaccount bevat ten minste de volgende informatie:

  • voornaam
  • familienaam
  • e-mailadres 
  • gebruikersnaam

Indien u in het kader van de creatie van uw gebruikersaccount vrijwillig kiest voor een aanmelding via de social media, leggen wij een link naar uw eigen account op deze social media en verwerken wij uw gegevens die zich op dit platform bevinden. Deze gegevens worden verwerkt met het oog op de import van uw profielinformatie en de aanmelding in het voestalpine jobportaal.

Sollicitatiegerelateerde gegevens

Wij verwerken met name de volgende door u verstrekte sollicitatiegerelateerde gegevens:

  • naam
  • kwalificaties, onderscheidingen, beroepservaring, diploma’s
  • e-mailadres
  • privécontactgegevens (telefoonnummer, faxnummer, privéadres enz.)
  • toestemming/akkoord voor het gebruik van persoonsgegevens
  • motivatiebrief
  • gewenst salaris
  • volgnummer
  • overige persoonsgegevens die worden verstrekt in het kader van uw sollicitatie door het invullen van onze voor elk land aangepaste vragenformulieren en op alle eventueel geautomatiseerde en gearchiveerde tekstdocumenten (bijv. briefwisseling)

Indien u vrijwillig kiest voor de mogelijkheid om uw stamgegevens uit één van uw social media-accounts te implementeren, verwerken wij uw gegevens uit dit externe platform. Deze gegevens worden verwerkt met het oog op de import van uw profielinformatie in het voestalpine jobportaal.

De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de hiervoor genoemde doeleinden, met inbegrip van de totstandkoming van een contractrelatie en/of een precontractuele activiteit.

De juridische grondslag voor de gegevensbescherming wordt – indien niet uitdrukkelijk anderszins vermeld – gevormd door artikel 6 paragraaf 1 letter a of artikel 6 paragraaf 1 letters b en f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV):

  • uw toestemming
  • de verwerking is vereist voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene contractpartij is, of voor de doorvoering van precontractuele maatregelen;
  • de verwerking is vereist voor de bescherming van de gerechtvaardigde belangen van de verantwoordelijke of van een derde persoon.

In zover u ons bijzondere categorieën persoonsgegevens (bijv. ras en etnische afkomst, politieke opinies, religieuze of wereldaanschouwelijke overtuigingen of uw vakbondslidmaatschap, gezondheidsgegevens) overmaakt, verwerken wij deze op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.

Als de genoemde persoonsgegevens niet of niet in de vereiste mate ter beschikking worden gesteld en/of zo voestalpine deze niet kan verkrijgen, kunnen de verschillende beschreven doelstellingen niet worden gerealiseerd en kan de sollicitatie niet worden verwerkt.

2. Verstrekking en overdracht van persoonsgegevens

voestalpine draagt binnen de beperkingen van de wettelijke mogelijkheden eventueel persoonsgegevens over aan andere voestalpine-groepsbedrijven (www.voestalpine.com/locations).

Indien u hebt gesolliciteerd voor een concrete functie (directe sollicitatie), worden uw gegevens ter beschikking gesteld van de afdeling die de vacature uitschreef en van de bevoegde humanresourcesafdeling.

Als u voor een zekere vestiging maar niet voor een welbepaalde functie hebt gesolliciteerd (open sollicitatie) worden uw gegevens beschikbaar gesteld van zowel de humanresourcesafdelingen als de technische afdelingen van de bedrijven van de voestalpine-groep die zich op die vestiging bevinden, op voorwaarde dat zich daar vrije posities voordoen die overeenstemming vertonen met uw kandidatuur.

Indien u toestemt met de opname van uw sollicitatie in de voestalpine-kandidatenpool, kunnen uw sollicitatiegerelateerde gegevens binnen de groep van voestalpine AG in de hele wereld worden doorgegeven, ook in landen met een lager gegevensbeschermingsniveau, beperkt met het oog op het zoeken naar personeel en de personeelsadministratie. 

In het geval dat u tegelijk solliciteert voor meerdere functies in verschillende bedrijven van de voestalpine-groep, worden de betrokken humanresourcesafdelingen waarbij u direct hebt gesolliciteerd op de hoogte gebracht van alle parallelle sollicitaties.

Bovendien worden door voestalpine verwerkers (dienstverleners) belast met de verwerking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld in het kader van een IT-supportcontract). Deze verwerkers (dienstverleners) zijn er contractueel toe verplicht om de voorschriften inzake gegevensbescherming na te leven.

Het is mogelijk dat de in dit punt 2 beschreven ontvangers zich bevinden in landen buiten de Europese Unie (”derde landen”) waar het toepasselijke recht niet hetzelfde gegevensbeschermingsniveau biedt als in uw eigen land. In dat geval geschiedt deze overdracht overeenkomstig de wettelijke bepalingen slechts indien voor het derde land een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat, met de ontvanger bepaalde garanties werden overeengekomen (bijv. EU-modelcontractbepalingen, de ontvanger deelneemt aan een goedgekeurd certificeringssysteem (bijv. EU-US Privacy Shield), bindende interne gegevensbeschermingsvoorschriften bestaan in de zin van artikel 47 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, of in het geval van een uitzondering in overeenstemming met artikel 49 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (omdat u bijvoorbeeld uitdrukkelijk hebt ingestemd met de voorgestelde gegevensoverdracht nadat u werd geïnformeerd over de mogelijke risico’s die een zulke gegevensoverdracht inhoudt zonder het bestaan van een adequaatheidsbesluit en zonder gepaste waarborgen). Meer informatie en een kopie van de genomen maatregelen vindt u in punt 6 van het genoemde contract.

3. Opslagtermijnen

  • Sollicitatieproces: de bewaartermijn van sollicitatiegerelateerde gegevens in het kader van een sollicitatieproces bedraagt – op voorwaarde dat geen wettelijke bewaarplichten een anonimisering en/of het wissen ervan in de weg staan – zes maanden, te rekenen vanaf de beëindiging van het sollicitatieproces. Nadat een gegevensrecord werd ge­ano­ni­mi­seerd, kan daaruit niet meer worden afgeleid op wie hij betrekking had.  
  • Kandidatenpool: in zover u toestemt met de opname van uw sollicitatie in de kandidatenpool, worden uw sollicitatiegerelateerde gegevens drie maanden vanaf uw toestemming ter opname in de kandidatenpool verwerkt. Deze termijn wordt – op voorwaarde dat u daar telkens mee instemt – telkens met drie maanden verlengd.
  • Gebruikersaccount: Het gebruikersaccount wordt in het algemeen gedeactiveerd na 6 maanden vanaf de activering van de gebruikersaccount. Deze periode zal - indien u ermee instemt - telkens met 6 maanden worden verlengd. Als u uw gebruikersaccount deactiveert omdat u niet instemt met de verlenging, dan worden alle aanvragen die u in behandeling heeft als ingetrokken beschouwd. De gegevens van uw gebruikersaccount worden na deactivering permanent gewist of geanonimiseerd. Daarna heeft u geen toegang meer tot de gegevens van het gedeactiveerde account.
  • Als wordt gesolliciteerd via een sociaal kantoor, bedraagt de bewaartermijn voor sollicitatiegerelateerde gegevens zes maanden, te rekenen vanaf de beëindiging van het sollicitatieproces.

4. Recht op mededeling, correctie, wissen of beperking van uw persoonsgegevens, correctierecht, recht op gegevensoverdraagbaarheid en herroeping van een verstrekte goedkeuring 

  • Volgens artikel 15 van de AGV beschikt u over het recht om een bevestiging te vragen of persoonsgegevens worden verwerkt door de verantwoordelijke en over het recht om inzage te verkrijgen van die gegevens.
  • Volgens artikel 16 AGV beschikt u over het recht om onverwijld rectificatie van uw persoonsgegevens te verkrijgen en/of om over het recht van vervollediging van onvolledige persoonsgegevens.
  • Volgens artikel 17 AGV beschikt u over het recht op wissing van uw persoonsgegevens.
  • Volgens artikel 18 AGV beschikt u over het recht op beperking van de verwerking.
  • Volgens artikel 20 AGV beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van gegevens.
  • Volgens artikel 21 AGV beschikt u over het recht van bezwaar tegen de gegevensverwerking.
  • Tot slot beschikt u over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
  • Indien de verwerking van uw gegevens geschiedt op basis van uw toestemming, beschikt u over het recht om deze toestemming op elk ogenblik te herroepen, zonder daarmee de wettigheid van de op grond van de toestemming tot op het ogenblik van de herroeping doorgevoerde verwerking aan te tasten.

Om een efficiënte reactie op een zulke vraag te garanderen, verzoeken wij u om contact met ons op te nemen via de hierna vermelde contactgegevens. Wij zullen u daarbij steeds vragen uw identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld door middel van een elektronische kopie van uw iden­ti­teits­be­wijs.

5.Bescherming van uw persoonsgegevens

Wij hechten bijzonder aan de beveiliging van uw persoonsgegevens. Om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik en verlies alsmede tegen onbevoegd gebruik, verandering of publicatie, nemen wij onder andere de volgende maatregelen:

  • restrictie van de toegang tot onze lokalen (gesloten omgevingen)
  • implementatie van toegangsbevoegdheden en beveiliging van gegevensdragers (toegangs- en verstrekkingscontrole)
  • toepassing van netwerkbeveiligingsmaatregelen zoals antivirussoftware, firewall, beveiligingsupdates enz. (netwerkcontrole)

Wij verwachten van de verwerkers (dienstverleners) waarop wij een beroep doen een evenwaardig beschermingsbeleid en hebben ze verplicht om soortgelijke of analoge voorzorgsmaatregelen door te voeren.

6. Contactpersonen

Voor vragen over gegevensbescherming en voor de uitoefening van uw hiervoor beschreven rechten kunt u ons bereiken op recruiting_dataprotection@voestalpine.com

Deze gegevensbeschermingsverklaring voor sollicitanten wordt van tijd tot tijd aangepast.

Toestand op 12 november 2018